Nota sobre o Projeto de Lei Nº 7.920/2017
Uma visão pessoal relacionada à preservação dos documentos arquivísticos digitalizados

Desde quando comecei a pesquisar e trabalhar com documentos arquivísticos digitais no Sistema de Arquivos da UNICAMP (SIARQ/UNICAMP) em 1999 e atualmente trabalhando no projeto do AEL Digit@l do Arquivo Edgard Leuenroth (AEL/IFCH/UNICAMP), um dos meus pontos de maior reflexão foi a importância e a utilização das tecnologias de digitalização aplicadas aos documentos arquivísticos.

                 Durante este período - aproximadamente 19 anos - entendi que a digitalização é uma ferramenta fundamental para a arquivística no sentido de democratizar o acesso, melhorar os processos de gestão e garantir a preservação de documentos arquivísticos, ou seja, ela pode ser aplicada diretamente a todas as fases dos processos de gestão e preservação dos documentos arquivísticos com inúmeros benefícios. Entretanto, como qualquer outra tecnologia, ela deve ser utilizada com seriedade e maturidade, garantindo desta forma o rigor teórico e prático determinado pela arquivologia, pois os documentos arquivísticos não podem "sofrer" com o imediatismo e os "atropelos" que o avanço tecnológico impõe.

Antes de expressar minha opinião sobre o projeto de lei, abro um parêntese para esclarecer que entendo, reconheço e valorizo todas as questões históricas relacionadas aos documentos arquivísticos, porém não vou discuti-las por entender que estes assuntos são abordados por outros especialistas com muita propriedade.O principal objetivo desta nota é apresentar uma abordagem mais técnica e pouco discutida, que julgo crucial para a temática, a preservação dos documentos arquivísticos digitais – que inclui os digitalizados.

Não sou contra a aplicação dos processos de digitalização de substituição de documentos arquivístico sem fase intermediária considerados não permanentes em Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e de documentos arquivísticos em qualquer idade cujo suporte não suporta mais a informação registrada ou utiliza tecnologia completamente obsoleta, pois entendo que a digitalização pode ser realizada para estes fins com a adoção de processos, normas e regulamentos institucionais de forma responsável e que não implique em riscos ao funcionamento e à memória da instituição. Porém, sou contra à publicação de uma Lei Federal que autoriza a eliminação de documentos originais sem a mínima preocupação com a definição de políticas de preservação dos mesmos pelo tempo necessário, isso sem falar em outras questões- autenticidade, avaliação, temporalidade, terminologia, certificação digital,valor secundário, conceitos arquivísticos etc. - abordadas por estudiosos da área de documentação digital aplicada à arquivologia.

Lembro que os fragmentos de textos do projeto lei que abordam as questões relativas à"preservação" e "preservação de longo prazo" não são suficientes para garantir a preservação dos documentos arquivísticos digitalizados, pois esta missão é atribuída a política de preservação de documentos arquivísticos digitais adotada pela instituição e não aos sistemas informatizados, meios eletromagnéticos e suportes - mídias - de armazenamento. Ressalto também que não devemos "demonizar" o documento registrado em papel por ocuparem espaço, darem trabalho e custarem muito, não é ele o problema e sim a ausência de políticas de gestão e preservação de documentos arquivísticos nas instituições públicas.

A partir da reflexão do texto proposto e dos estudos que fiz sobre documentos arquivísticos digitais, afirmo que o projeto de lei não atende critérios fundamentais para que o documento arquivístico digitalizado seja preservado pelo tempo necessário, uma vez que o projeto em momento algum cita políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais como base para substituição do original pelo digitalizado, algo fundamental num projeto que prevê a eliminação do original em papel. Ressalto que o documento arquivístico digital - incluindo o digitalizado - deve ser preservado "todos os dias" pelo tempo necessário desde sua produção, independentemente de ser ou não permanente, a partir de uma política de preservação de documentos arquivísticos digitais. Portanto, fica a pergunta: Como é possível substituir um documento arquivístico original de forma definitiva sem a garantia de preservação do documento digitalizado?

Em minha avaliação,se o projeto de lei for publicado com a redação proposta, será instituído em um futuro próximo o caos administrativo e arquivístico nas instituições públicas, pois o que me preocupa neste momento não é somente o valor secundário (histórico e pesquisa) dos documentos arquivísticos digitalizados, mas também o funcionamento das instituições em um cenário de colapso - falha, descontinuidade, obsolescência etc. -dos sistemas informatizados. Neste caso, a falta de: políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais;investimentos contínuos em recursos tecnológicos;e entendimento sobre a responsabilidade do arquivista como gestor e preservador dos documentos arquivísticos digitais, impõem sérios riscos aos sistemas informatizados e aos próprios documentos arquivísticos digitais, permitindo que fiquem obsoletos e sem prioridade na gestão pública, assim como aconteceu com os documentos arquivísticos em papel. Lembro que no "mundo digital" - quando não há políticas de gestão e preservação - o documento arquivístico digital pode ser perdido com a mesma facilidade que é produzido.

Considerando o contexto apresentado e a visão excessivamente legalista, burocrática e financeira adotada como fundamentação para publicação de tal legislação, gostaria de alertar a comunidade arquivística, as instituições públicas, as instituições de memória e a comunidade em geral sobre risco que corremos com a publicação desta lei.

Aproveito a nota para apresentar outras considerações que julgo fundamentais para discussão da Lei, são elas:

• Utilização obrigatória de RDC-Arq para o arquivamento digital dos documentos arquivísticos digitalizados;
• Aplicação dos Planos de Classificação de Documentos (PCD) e TTD nos documentos arquivísticos digitalizados da mesma forma que os documentos originais;
• Estabelecimento de processos, normas e regulamentos de digitalização de documentos arquivísticos que garantam que o resultado do processo de digitalização e os metadados sejam confiáveis - visando a atribuição da presunção de autenticidade ao documento digitalizado;
• Entendimento de que as instituições arquivísticas - baseadas em fé pública, processos, normas e regulamentos - poderão atribuir a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitalizados;
• Tratamento dos documentos arquivísticos digitalizados da mesma forma que os natos digitais;
• Entendimento que em hipótese alguma deve-se permitir a eliminação de documentos arquivísticos permanentes ou que em sua classificação sejam considerados permanentes.

Por esta nota, registro minha discordância ao projeto apresentado pelo Legislativo Federal sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, o PL Nº 7.920/2017, e sugiro que o projeto seja totalmente rediscutido com especialistas e instituições representativas das áreas de arquivologia e humanidades para que os problemas sejam sanados ou minimizados.

Campinas, 19 de julho de 2017.

Humberto Celeste Innarelli

Diretor Técnico
Arquivo Edgard Leuenroth – AEL/IFCH/UNICAMP

Professor Associado
Faculdade de Tecnologia de Americana – FATEC-AM/CEETEPS

Membro Correspondente
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE/CONARQ

Doutor em Ciência da Informação
Escola de Comunicação e Artes – ECA/USP

Pesquisador da temática sobre preservação de documentos arquivísticos digitais
Desde 1999 – UNICAMP/USP/CONARQ/APE-SP