Diretor Técnico do AEL publica nota sobre o PL Nº 7.920/2017, que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica

Nota sobre o Projeto de Lei Nº 7.920/2017
Uma visão pessoal relacionada à preservação dos documentos arquivísticos digitalizados

 

                Desde quando comecei a pesquisar e trabalhar com documentos arquivísticos digitais no Sistema de Arquivos da UNICAMP (SIARQ/UNICAMP) em 1999 e atualmente trabalhando no projeto do AEL Digit@l do Arquivo Edgard Leuenroth (AEL/IFCH/UNICAMP), um dos meus pontos de maior reflexão foi aimportância e a utilização das tecnologias de digitalização aplicadas aos documentos arquivísticos.

                Durante este período - aproximadamente 19 anos - entendi que a digitalização é uma ferramenta fundamental para a arquivística no sentido de democratizar o acesso, melhorar os processos de gestão e garantir a preservação de documentos arquivísticos, ou seja, ela pode ser aplicada diretamentea todas as fases dos processos de gestão e preservação dos documentos arquivísticos com inúmeros benefícios. Entretanto, como qualquer outra tecnologia, ela deve ser utilizada com seriedade e maturidade, garantindo desta forma o rigor teórico e prático determinado pelaarquivologia, pois os documentos arquivísticos não podem "sofrer" com o imediatismo eos "atropelos" que o avanço tecnológico impõe.

                Antes de expressar minha opinião sobre o projeto de lei, abro um parêntese para esclarecer que entendo, reconheço e valorizo todas as questões históricas relacionadas aos documentos arquivísticos, porém não vou discuti-las por entender que estes assuntos são abordados por outros especialistas com muita propriedade.O principal objetivo desta nota é apresentar umaabordagem mais técnica e pouco discutida, que julgo crucial para a temática, a preservação dos documentos arquivísticos digitais – que inclui os digitalizados.

                Não sou contra a aplicação dos processos de digitalização de substituição de documentos arquivísticosem fase intermediária considerados não permanentes em Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e de documentos arquivísticos em qualquer idade cujo suporte não suporta mais a informação registrada ou utiliza tecnologia completamente obsoleta, pois entendo que a digitalização pode ser realizada para estes finscom a adoção de processos, normas e regulamentos institucionais de forma responsável e que não implique em riscos ao funcionamento e à memória da instituição. Porém, sou contra à publicação de uma Lei Federal que autoriza a eliminação de documentos originais sem a mínima preocupação com a definição de políticas de preservação dos mesmos pelo tempo necessário, isso sem falar em outras questões- autenticidade, avaliação, temporalidade, terminologia, certificação digital,valor secundário, conceitos arquivísticos etc. - abordadas por estudiosos da área de documentação digital aplicada àarquivologia.

                Lembro que os fragmentos de textos do projeto lei que abordam as questões relativas à"preservação" e "preservação de longo prazo" não são suficientes para garantir a preservação dos documentos arquivísticos digitalizados, pois esta missão é atribuída a política de preservação de documentos arquivísticos digitaisadotadapela instituiçãoe não aos sistemas informatizados, meios eletromagnéticos e suportes - mídias - de armazenamento. Ressalto também que não devemos "demonizar" o documento registrado em papel por ocuparem espaço, darem trabalho e custarem muito, não é ele o problema e sim a ausência de políticas de gestão e preservação de documentos arquivísticos nas instituições públicas.

                A partir dareflexão do texto propostoe dos estudos que fiz sobre documentos arquivísticos digitais, afirmo que o projeto de lei não atende critérios fundamentais para que o documento arquivístico digitalizado seja preservado pelo tempo necessário, uma vez queo projeto em momento algum cita políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais como base para substituição do original pelo digitalizado, algo fundamental num projeto que prevê a eliminação do original em papel. Ressalto que o documento arquivístico digital - incluindo o digitalizado - deve ser preservado "todos os dias" pelo tempo necessáriodesde sua produção, independentemente de ser ou não permanente, a partir de uma política de preservação de documentos arquivísticos digitais. Portanto, fica a pergunta: Como é possível substituir um documento arquivístico original de forma definitiva sem a garantia de preservação do documentodigitalizado?

                Em minha avaliação,se o projeto de lei for publicado com a redação proposta, será instituído em um futuro próximo o caos administrativo e arquivístico nas instituições públicas, pois o que me preocupa neste momento não é somente o valor secundário (histórico e pesquisa) dos documentos arquivísticos digitalizados, mas também o funcionamento das instituições em um cenário de colapso - falha, descontinuidade, obsolescência etc. -dos sistemas informatizados. Neste caso, afalta de: políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais;investimentos contínuos em recursos tecnológicos;e entendimento sobre a responsabilidade do arquivista como gestor e preservador dos documentos arquivísticos digitais, impõem sérios riscos aos sistemas informatizados e aos próprios documentos arquivísticos digitais, permitindo que fiquem obsoletos e sem prioridade na gestão pública, assim como aconteceu com os documentos arquivísticos em papel. Lembro que no "mundo digital" - quando não há políticas de gestão e preservação - o documento arquivístico digital pode ser perdido com a mesma facilidade que é produzido.

                Considerando o contexto apresentado e a visão excessivamente legalista, burocrática e financeira adotada como fundamentação para publicação de tal legislação, gostaria de alertar a comunidade arquivística, as instituições públicas, as instituições de memória e a comunidade em geral sobre risco que corremos com a publicação desta lei.

                Aproveito a nota para apresentar outras considerações que julgo fundamentais para discussão da Lei, são elas:

  • Utilização obrigatória de RDC-Arq para o arquivamento digital dos documentos arquivísticos digitalizados;
  • Aplicação dos Planos de Classificação de Documentos (PCD) e TTD nos documentos arquivísticos digitalizados da mesma forma que os documentos originais;
  • Estabelecimento de processos, normas e regulamentos de digitalização de documentos arquivísticos que garantam que o resultado do processo de digitalização e os metadados sejam confiáveis - visando a atribuição da presunção de autenticidade ao documento digitalizado;
  • Entendimento de que as instituições arquivísticas - baseadas em fé pública, processos, normas e regulamentos - poderão atribuir a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitalizados;
  • Tratamento dos documentos arquivísticos digitalizados da mesma forma que os natos digitais;
  • Entendimento que em hipótese alguma deve-se permitir a eliminação de documentos arquivísticos permanentes ou que em sua classificação sejam considerados permanentes.

                Por esta nota, registro minha discordânciaao projeto apresentado pelo Legislativo Federal sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, o PL Nº 7.920/2017, e sugiro que o projeto seja totalmente rediscutido com especialistas e instituições representativas das áreas de arquivologia e humanidades para que os problemas sejam sanados ou minimizados.

 

Campinas, 19 de julho de 2017.

Humberto Celeste Innarelli

Diretor Técnico
Arquivo Edgard Leuenroth – AEL/IFCH/UNICAMP

Professor Associado
Faculdade de Tecnologia de Americana – FATEC-AM/CEETEPS

Membro Correspondente
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE/CONARQ

Doutor em Ciência da Informação
Escola de Comunicação e Artes – ECA/USP

Pesquisador da temática sobre preservação de documentos arquivísticos digitais
Desde 1999 – UNICAMP/USP/CONARQ/APE-SP